کنترل و نظارت بر کسب وکار

کنترل و نظارت، و برنامه­‌ریزی دو وظیفه مهم مدیریتی هستند که مکمل یکدیگرند. اگر بهترین برنامه­‌ریزی­‌ها صورت بگیرد ولی نظارتی بر آن نباشد، دستیابی به اهداف، با مخاطره مواجه خواهد شد و هیچ اطمینانی وجود ندارد که منابع سازمانی در جهت صحیح بکار برده شود. از طرف دیگر، اگر بهترین سیستم­‌ها و اثربخش‌ترین فرایندهای نظارتی در سازمان وجود داشته باشند، اما برنامه­‌ریزی مناسبی صورت نگرفته باشد، عملاً کنترل و نظارت مفهومی نخواهد داشت.

کنترل، فرایندی است که از طریق آن اطمینان حاصل می­‌شود اهداف سازمانی مطابق با برنامه در حال انجام است که فرایند بوسیله مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده با اهداف مورد نظر، انجام می­‌گیرد و سپس برای هر انحرافی که بوجود می­‌آید، اقدامی اصلاحی صورت می­‌گیرد.

هر چند کنترل به عنوان آخرین کارکرد مدیریت مطرح است، ولی این بدان معنا نیست که کنترل صرفاً در پایان فرایند هر عملیات و یا پایان دوره مدیریتی مورد استفاده قرار می­‌گیرد. کنترل و نظارت وظیفه­‌ای است مستمر و همیشگی که در هر مرحله از عملیات سازمانی می­‌تواند بکار گرفته شود.

وظیفه کنترل، شامل تعیین سازوکارهای کنترلی است که از اجرای واقعی برنامه استراتژیک بازخور بدهد، بدانگونه که در هر مرحله بتواند مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرد. سیستم نظارتی باید هم‌چنین، انحراف از انتظارات واقعی را نشان دهد و علاوه بر آن دلایل این انحرافات را مورد بررسی قرار داده و معیارهای مناسب برای اصلاح انحرافات را بکار بندد. نمودار ۱ فرایند کنترل را بصورت سیستمی به تصویر می­‌کشد:

سه مقطع کنترل و نظارت

بطور کلی فرایند کنترل در سه مقطع عملیات سازمانی قابل اعمال است که این کنترل­‌ها عبارتند از:

۱- کنترل قبل از عمل (کنترل­‌های پیش از استخدام کارگزاران، بازرسی مواد اولیه در انجام طرح­‌های عمرانی همچون خیابانو …)

۲- کنترل حین عمل (مدیریت کیفیت جامع؛ خود کنترلی کارگزاران و…)

۳- کنترل پس از عمل (بازرسی کیفیت نهایی؛ تحقیق میدانی از شهروندان و…)

کنترل قبل از عمل، به منظور کنترل ورودی­‌ها یا داده­‌های سیستم مورد استفاده قرار می­‌گیرد تا اطمینان حاصل شود که شرایط برای اجرای عملیات آماده است. کنترل حین عمل، فرایند عملیات را در زمان اجراء مورد ارزیابی قرار می­‌دهد تا قبل از اینکه عملیات یا خدمات ارائه شود، نواقص احتمالی آن برطرف گردد. کنترل پس از عمل نیز خروجی­‌های سیستم را ارزیابی کرده و با ارائه بازخور به سیستم، از تکرار انحرافات و نواقص در آینده جلوگیری می­‌نماید. برای اینکه کنترل و نظارت اثربخش باشد، سیستم سازمانی باید ضمن رعایت مراحل منطقی فرایند کنترل، از هر سه نوع کنترل (قبل، حین، ‌و پس از عمل) استفاده لازم به عمل آورد.

مهم‌ترین اشکال کنترل سازمانی

کنترل­‌های سازمانی می­‌توانند در قالب اشکال مختلفی صورت پذیرند، که مهم‌ترین آنها عبارتند از:

• سیستم کنترلی می­‌تواند بر روی سنجش ورودی­‌ها، خروجی­‌ها، فرایندها یا رفتار کارکنان و مدیران متمرکز باشد.
• کنترل می­‌تواند با نتایج کلی یا اقدامات ویژه مرتبط باشد.
• کنترل­‌ها باید با ارزیابی عملکرد کلی سازمان یا بخش­‌های مهمی از آن مرتبط باشد.
• کنترل­‌ها می­‌توانند با سنجش عملکرد روزمره فعالیت­‌های عملیاتی مرتبط باشند.

ویژگی­‌های سیستم کنترل اثربخش

«هیکس» و «گولت» ویژگی­‌های سیستم کنترل اثربخش را در قالب مواردی مطرح می­‌کنند که با توجه به برخی تعدیلات صورت گرفته، این ویژگی­‌ها بیان می­‌گردند:

۱- سیستم کنترل باید پرمعنی بوده و باید بوسیله کسانی که در عملیات هستند، بخوبی درک شود.

2- کنترل­‌ها باید با ساختار سازمان سازگار باشد و با مراکز تصمیم­‌گیری که مسئول عملکرد هستند، مرتبط باشند.

۳- یک سیستم کنترلی اثربخش باید انحرافات صورت گرفته از استانداردهای مطلوب عملکرد را در سریع‌ترین زمان ممکن گزارش دهد.

۴- سیستم کنترلی باید توجه به فعالیت­‌های حیاتی که برای موفقیت سازمان حایز اهمیت هستند را در سرلوحه اقدامات خود قرار دهد.

۵- یک سیستم کنترلی برای اثربخش بودن باید منعطف باشد.

۶- سیستم کنترلی باید با هدف فعالیتی که با آن مرتبط است، سازگاری داشته باشد.

۷- سیستم کنترلی باید خودش را بطور مستمر مورد بازنگری قرار دهد تا اطمینان حاصل شود که در راستای نتایجی که ایجاد می­کند، مناسب و اثربخش است.